文书与档案管理基础知识「档案管理的知识体系」

乍一听档案管理，感觉很高深，其实在中国，只要是读过书的人基本都会有一份记录自己的人事档案。里面记录了你的主要经历，如各个时期的学籍档案、入团、入党的记录...

这个档案叫作人事档案，一般存在当地的人事局、人才交流中心、教育局，如果你是应届毕业生，毕业时记得要将档案提走交回你户籍所在地。

企业的档案一般分为几种：技术（业务、产品）档案、客户档案、法务档案（合同协议）、来往公文档案、财务档案、工作计划、总结档案、员工人事档案等，每个企业根据规模和实际情况可能类目和数量区别较大。

作为行政文员，做好自己企业的档案管理，会让你繁复的工作轻松起来。

上述几种档案有的可能会存在业务部门，有的会在各部门流转，有的在领导办公桌上放着。怎么收集归纳，就需要先制定一个相对健全的档案管理制度，选用固定的方式分门别类和装订、固定的场地存放，固定的时间收集、固定的时间整理，固定的时间检查。刚开始，大家不习惯之前，可能会觉得这个事可做可不做，但是通过一段时间的坚持后，你会发现，工作中遗忘的材料总能按目录找出，各种决定决议可以很方便的照类型和日期找到。

有些新入职的文员可能难以理解每一份档案里面都有什么东西，如员工的人事档案，这份档案是改名员工自入职至今的所有表格或者材料。包括：入职审批表、薪酬调整、处罚决定、奖励、调动审批、个人总结、证件照、学历证明、等级证书、健康证、劳动合同、身份证复印件等和员工自身相关文件。从这些文件可以成为员工升迁调动的依据，也是在企业的完整的记录。

每个人的记忆力都是有限的，不可能随时记住所有的数字或条款，建立档案管理的意义就在于，对于任何遗忘都可以通过查阅档案的方式找到原件，从而解决问题。

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